ISO kalite dokümanları ile işletmenizin kalite yönetim sistemini müşterileriniz ve iş ortaklarınızla profesyonel şekilde paylaşabilirsiniz!
ISO kalite dokümanları, her işletmenin uygunluğu doğrultusunda belirlenen ISO belgesine yönelik şartlar doğrultusunda özel olarak hazırlanan dokümanlardır. Dolayısıyla da bir işletme, ISO belgesi almak için başvurduğu yetkilendirme firmasına başvuru yapmadan önce mutlaka işletmeye en uygun olan ISO belgesi tercihini yapmış olmalıdır.
Örnek zorunlu ISO 9001 kalite yönetim sistemi dokümanları listesi için ADLDESTEK web sitesine üye olarak ücretli ve ücretsiz fırsatları takip edebilirsiniz. ISO 9001 kalite dokümanlarının bir listesine ayrıca https://www.iso-9001-checklist.co.uk/iso-9001-requirements.htm bu siteden erişebilirsiniz.
İşletmelerin kalite yönetim sistemini en doğru ve en etkili şekilde ortaya koyan ISO kalite dokümanları, her ISO belgesinin sunduğu şartlar doğrultusunda farklı şekillerde hazırlanır.
ISO yani Uluslararası Standart Organizasyonu’nca oluşturulmuş olan farklı belgeler vardır. ISO 9001, ISO 10002, ISO 15838, ISO 14001, ISO 3834-2, ISO 45001, ISO 20000-1, ISO 28001, ISO 22000, ISO 17100, ISO 27001 ve ISO 31000 gibi farklı ISO belgeleri vardır.
Küçük ya da büyük çaplı tüm işletmeler için son derece önemli olan ISO belgesi; ticaret pazarındaki ihtiyaçların karşılanması, kuruluşun yönetim sisteminin düzenlenmesi, üretim standartlarının oluşturulması ve genel olarak tüm süreçlerin iyi bir iletişim çerçevesinde iyileştirilebilmesi için önemli bir konuma sahiptir.
ISO belgesi ile işletmeye değer katmak için doğru belgenin şartlarını karşılayarak doğru ISO belgesi almak ve bu belgeye dair dokümanları son derece doğru hazırlamak oldukça önemlidir.
ISO Kalite Dokümanları Nasıl Hazırlanır?
ISO kalite dokümanları söz konusu ISO belgesinin sunduğu şartlar doğrultusunda hazırlanıyor olsa da genel olarak hazırlanan başlıklar aynıdır. Bu başlıkların içeriği ise belgenin şartları doğrultusunda şekillendirilir.
Kalite dokümanları içerisinde prosedür, talimatlar, listeler, planlar, düzenleyici ve önleyici faaliyetler yer alır. Tüm bu dokümanlar, alanında uzman olan yetkili belgelendirme firmaları tarafından yapılmalıdır.
1. Prosedür
Prosedür; işletmelerin departmanlarını ya da diğer adıyla İnsan Kaynakları, Satın Alma ve Pazarlama gibi bölümlerini ifade ederken aynı zamanda bu bölümlerin işleyişini anlatan dokümanlardır. Dokümanlar içerisinde bölümlerin müdürü, müdür yardımcıları ve şefleri de yer alır.
Bu prosedürleri okuyanlar; bölümün tüm işleyişini, çalışma prensiplerini, hangi girdi ve çıktılarla çalıştığını ifade eder. Dolayısıyla da bu doküman hazırlanırken bu hususlara mutlaka detaylı olarak değinilir. Hazırlık sırasında temel amaç, prosedür i okuyan kişinin bölüm ve departmanlara dair tüm detayları eksiksiz bir şekilde anlayıp kavramasını sağlamaktır.
2. Talimatlar
Kalite sistemi dokümanlarının önemli kısımlardan birisi de talimatlardır. Talimatlar; bir işletmede işleyişi aksamaması ve olası aksaklıkların önlenebilmesi için üst yönetim birimlerinin hazırladığı emirlerdir. Geniş bir onu alanına sahiptir. Öyle ki; depolama, makinelerin kullanımı, usta başı görevleri, kontrol bölümü ve yangın talimatı gibi farklı alanlarda talimatlar oluşturulabilir.
Talimat dokümanları genellikle 1 sayfalık dokümanlardır. Ancak işletme kapsamlı ve büyük ölçekli bir işletme ise ve talimatlar çok fazla ise bu durumda ISO kalite dokümanları hazırlanırken talimatlar yerine geniş kapsamlı prosedür oluşturmak daha doğru olmaktadır. Çünkü prosedür kapsamı talimatlardan daha geniştir.
3. Listeler
Hazırlanan kalite dokümanlarının her birinin üzerinde kendisine özgü numaralar vardır. Bu numaralar aynı zamanda hangi listenin neye cevap verdiğini bulmak için oluşturulmuş numaralardır. Listeler içerisinde prosedür listesi, denetim listesi, personel listesi, form listesi ve makine listesi gibi listeler yer alır.
ISO kalite dokümanları hazırlanırken prosedürde açıklama nasıl yapılmış ise prosedürlere aynı şekilde kodlar verilir ve bu kodların yer aldığı alan listelerdir. Listelerde bulunan özel kodlar sayesinde dokümanların detaylarına ulaşmak ve aranan bilgilerin bulunması daha kolaydır. Eğer daha sonrasında ihtiyaç duyulur ve listelerde revize işlemi yapılır ise bu durumda da ayrıca bir “Doküman Revizyon Takip Listesi” oluşturularak bu değişiklikler mutlaka belirtilir.
4. Düzenleyici ve Önleyici Faaliyetler
Dokümanların hazırlanacağı söz konusu işletmede olası aksamaları önlemek, meydana gelen sorunların bir daha meydana gelmemesini sağlamak ve tüm işleyişi düzenlemek adına hazırlanan dokümanlardır.
İşletmede tüm sürecin sorunsuz bir şekilde devam edebilmesi için bu dokümanlar kapsamında;
– Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Raporu,
– Düzeltici Faaliyet Raporu,
– İyileştirici Faaliyet Talimatı,
– DİF Listesi dokümanları hazırlanır. Tüm bu dokümanlar ISO kalite dokümanları kapsamında küçük-büyük fark etmeksizin tüm işletmeler için önemli ISO belgesi dokümanları arasında yer alır.
