İhale Hazırlığında En Çok Zaman Nerede Kaybediliyor?

Bir kamu ihalesine teklif vermek, dışarıdan bakıldığında birkaç rakamın hesaplanıp teklif mektubunun hazırlanmasından ibaret gibi görünebilir. Oysa özellikle yapım ihalelerinde teklifin arkasında ciddi bir hazırlık bulunuyor.

Pozların incelenmesi, birim fiyat araştırılması, analizlerin kontrol edilmesi, miktarların hesaplanması ve teklifin oluşturulması derken ihale dosyası üzerinde saatlerce çalışmak gerekebiliyor.

Üstelik zaman kaybı çoğu zaman büyük bir işlemden değil, küçük küçük yapılan işlerden kaynaklanıyor.

Bir Pozu Bulmak Bile Zaman Alabiliyor

İhale dokümanında yer alan bir iş kaleminin hangi pozla karşılandığını bulmak, hazırlığın ilk aşamalarından biri.

Poz numarası biliniyorsa iş daha kolay ilerliyor. Ancak yalnızca poz açıklaması üzerinden arama yapılması gerektiğinde veya benzer özellikte birden fazla poz bulunduğunda durum değişiyor.

Farklı kurumların fiyat listelerine bakmak, açıklamaları karşılaştırmak ve doğru birim fiyatı belirlemek gerekiyor.

Çok sayıda iş kalemi bulunan bir ihalede bu işlemin yüzlerce kez yapıldığını düşününce ortaya çıkan zaman kaybı daha net görülüyor.

Herpoz’daki birim fiyat arama sistemi bu süreci tek noktadan yürütmeye imkân sağlıyor. Poz numarası veya açıklama üzerinden arama yapılabiliyor, farklı kurumlara ait veriler incelenebiliyor ve geçmiş dönem fiyatlarına ulaşılabiliyor.

Excel Dosyaları Çoğaldıkça Takip De Zorlaşıyor

İhale hazırlayan firmaların önemli bir bölümü Excel’i yoğun şekilde kullanıyor. Bunun elbette pratik sebepleri var. Ancak çalışma büyüdükçe dosyaların sayısı da artıyor.

Bir Excel yaklaşık maliyet için, başka bir dosya analizler için, başka bir dosya teklif karşılaştırması için kullanılabiliyor.

Bir süre sonra hangi dosyanın son çalışma olduğu, hangi fiyatların güncellendiği veya yapılan değişikliğin başka bir hesaba aktarılıp aktarılmadığı takip edilmek zorunda kalıyor.

Özellikle ihale tarihine kısa süre kala yapılan değişikliklerde bu durum daha da önemli hale geliyor.

Yaklaşık maliyet çalışmalarının tek bir sistem üzerinden yürütülmesi burada ciddi bir kolaylık sağlayabiliyor. Poz, miktar ve fiyatların aynı çalışma içerisinde tutulması, yapılan hesapların daha kolay kontrol edilmesine yardımcı oluyor.

Herpoz’un yaklaşık maliyet modülü de bu çalışma mantığı üzerine kuruluyor. Analiz ve alt analizlerin oluşturulmasının yanı sıra hazırlanan çalışmalar farklı formatlarda dışarı aktarılabiliyor.

Birim Fiyat Değiştiğinde Ne Olacak?

İhale hazırlığında sık karşılaşılan durumlardan biri de kullanılan fiyatların değişmesi.

Yeni bir fiyat yayımlandığında veya çalışmada farklı bir fiyat kullanılmasına karar verildiğinde, bu değişikliğin toplam maliyete etkisinin yeniden hesaplanması gerekiyor.

Eğer çalışma farklı dosyalara dağılmış durumdaysa tek bir fiyat değişikliği bile birkaç dosyanın kontrol edilmesine neden olabiliyor.

Bu nedenle güncel birim fiyatlara ulaşmak kadar, bu fiyatları doğrudan yapılan hesaplamalarda kullanabilmek de önem kazanıyor.

Dijital ihale yazılımlarının sağladığı avantajlardan biri tam olarak burada ortaya çıkıyor. Veri ile hesap arasındaki mesafe kısaldıkça, yapılan değişiklikleri takip etmek de kolaylaşıyor.

Teklifin Düşük Çıkmasıyla Yeni Bir Süreç Başlayabiliyor

İhale hazırlığındaki çalışmalar teklif verildiğinde her zaman sona ermiyor.

Teklifin aşırı düşük bulunması halinde firmadan açıklama istenebiliyor. Bu durumda teklif hazırlanırken yapılan hesaplamalar yeniden inceleniyor.

Daha önce kullanılan birim fiyatlar, miktarlar, işçilik ve malzeme hesapları tekrar kontrol ediliyor. Açıklamaya esas alınacak belgeler hazırlanıyor.

Bu aşamada teklif hazırlanırken yapılan çalışmanın düzenli tutulmuş olması önemli bir avantaj sağlıyor.

Herpoz’da aşırı düşük teklif sürecine yönelik olarak açıklamaya konu olan pozların belirlenmesi ve savunma dosyasının hazırlanmasına yardımcı olan araçlar da bulunuyor. Bunun yanında firmalara ihtiyaç halinde danışmanlık hizmeti de sunuluyor.

Asıl Mesele Sadece Hız Değil

İhale hazırlığında hızlı çalışmak elbette önemli. Ancak sadece hızlı olmak yeterli değil.

Yanlış pozun seçilmesi, eski bir birim fiyatın kullanılması veya bir hesap değişikliğinin başka bir tabloya aktarılmaması, dakikalar içinde yapılan bir çalışmanın sonunda çok daha büyük bir sorun oluşturabiliyor.

Bu nedenle son dönemde ihale hazırlığında kullanılan dijital araçlardan beklenen yalnızca hesaplama yapmak değil. Bilginin bulunması, kullanılması, değiştirilmesi ve gerektiğinde yeniden kontrol edilmesi de aynı çalışma içerisinde yapılabilmeli.

Herpoz da birim fiyat arama, yaklaşık maliyet ve aşırı düşük teklif çalışmaları gibi ihale sürecinin farklı noktalarında kullanılan araçları tek platformda bir araya getiriyor.

İhale hazırlığında kaybedilen zamanın tamamını ortadan kaldırmak mümkün olmayabilir. Ancak aynı pozun tekrar tekrar aranmadığı, aynı hesabın yeniden kurulmadığı ve eski dosyaların arasında bilgi aranmadığı bir çalışma düzeni, özellikle yoğun çalışan firmalar için önemli bir fark yaratabiliyor.